Reksa Boeana
Gudang bukan hanya sebagai tempat
untuk menyimpang barang. Gudang juga berfungsi dalam strategi untuk mencapai
keunggulan melalui kepuasan pelanggan. Pelanggan tentunya akan senang manakala
barang yang dibutuhknya segera dikirimkan. Jumlah yang dikirimkan sesuai dengan
permintaan daripada pelanggan. Memperbaiki kinerja gudang dalam mensuplai
barang ke pelanggan menjadi keunggulan bagi perusahaan. Pesanan 10 item barang,
awalnya selalu tidak lengkap. Ada saja item yang tak bisa dipenuhi. Ketika kami
menanyakan, maka penanggung jawab gudang mengemukakan alasan gudangnya tidak
cukup untuk bisa memenuhi semua pesanan pelanggan.
Setelah dilakukan observasi digudang, didapatkan kesimpulan bahwa masih ada ruang
kosong digudang yang dapat dioptimalkan untuk penempatan barang. Persoalan yang
muncul adalah bagaimana membuat perhitungan untuk menempatkan barang secara
optimal digudang sehingga kapasitas muat gudang semakin meningkat. Apakah
volume penempatan barang tersebut mampu menampung item barang dalam jumlah
tertentu untuk dapat melayani pelanggan. Ataukah pihak manajemen mengambil
keputusan untuk melakukan investasi membangun gudang baru.
Langkah yang dibuat adalah :
1. Mendata penjualan
Tujuan tindakan ini adalah untuk menentukan pola pengeluaran barang dalam
periode tertentu. Informasi pola pengeluaran barang untuk menetapkan besarnya
persediaan yang perlu disimpan digudang. Gudang diadakan adalah untuk dapat
memberikan pelayanan kepada pelanggan, maka semua awal tindakan adalah
berdasarkan kebutuhan pelanggan.
2. Mengukur volume masing-masing item barang
Untuk mengetahui jumlah volume penempatan barang yang dibutuhkan. Dan
menentukan tempat yang tepat di lokasi atau rak penempatannya. Disamping itu
sebagai dasar pertimbangan modifikasi rak penempatan barang.
3. Menetapkan volume setiap item barang secara proposional
Dengan mengetahui pola pengeluaran barang dan proporsinya maka gudang dapat
menyimpan barang sesuai dengan kebutuhan pelanggan. Mengurangi tunda pengiriman
atau penjualan indent.
4. Menetapkan frekuensi transaksi (per transaksi, rata-rata, modus, median)
Sebagai dasar untuk menetapkan coverage volume penjualan dan sebagai dasar
menentukan jumlah minimum stock yang dibutuhkan untuk melayani pelanggan.
5. Menetapkan besarnya coverage volume penjualan yang bisa dilayani
Memperoleh tingkat keyakinan bahwa sebagian besar transaksi dapat dilayani oleh
pihak gudang.
6. Melakukan estimasi lead time pengadaan barang
Untuk mengetahui berapa lama waktu barang sejak dipesan sampai dengan barang
tiba digudang. Informasi ini sebagai bahan pertimbangan dalam menetapkan
minimum stock yang perlu disediakan digudang dan mengurangi aktifitas
pengiriman atau order barang ke supplier (menekan biaya handling material)
7. Menetapkan jumlah minimum stock yang perlu ada
.
Sebagai dasar untuk dapat melayani pelanggan dan minimalisasi kejadian stock
kosong digudang.
8. Mengukur volume penempatan barang di gudang (di lantai dan rak penempatan
barang).
Mengukur kapasitas daya tampung gudang sehingga manajemen mendapatkan informasi
tentang keputusan untuk modifikasi gudang atau menambah investasi gudang baru.
9. Menetapkan jumlah maksimum stock yang bisa di simpan di gudang.
Setiap item barang ditetapkan jumlah maksimumnya agar memudahkan bagi
penanggung jawab gudang dalam menetapkan jumlah barang yang perlu diorder.
Pesanan khusus dari salesman belum termasuk dalam perhitungan ini. Jumlah order
barang seharusnya berdasarkan atas berapa jumlah barang yang akan disimpan
digudang dan rencana order pesanan dari salesman.
10. Melakukan modifikasi disain rak penempatan sesuai dengan jumlah dan item
barang
Modifikasi perlu dilakukan agar kapasitas rak penempatan dapat ditingkatkan
menjadi optimal. Dalam mendisain rak diperlukan informasi volume dari item
barang yang akan ditempatkan dan berapa jumlah yang seharusnya ditempatkan.
11. Mengukur utilisasi penempatan barang
Dengan mengukur utilisasi penampatan barang maka akan diperoleh informasi
volume yang terbuang setelah ditempatkan barang. Perhitungan untuk mengukur
kondisi ini dibutuhkan agar kapasitas penempatan barang digudang dapat
dioptimalkan.
12. Mengusulkan disain rak dan penataan barang di gudang.
Memberikan dasar-dasar pertimbangan pada manajemen dalam mengambil keputusan
untuk melakukan investasi gudang baru atau menata ulang barang digudang dengan
sedikit melakukan modifikasi lokasi penempatan barang yang dibutuhkan.
Terjadi peningkatan volume barang yang dapat ditempatkan sampai dengan 36%.
Oleh karena itu pihak manajemen menyetujui untuk mendisain kembali lokasi
penempatan dan rak penempatan barang untuk dapat memenuhi keinginan pelanggan.
Moga bermanfaat. Salam sukses selalu